Politica de confidentialitate

1. Cine administreaza platforma

WEB HAT SOLUTIONS S.R.L., CUI 42934264, opereaza platforma SOCIAL HAT la social.webhat.ro.

Societatea gestioneaza datele necesare administrarii platformei si relatiei cu utilizatorii. Pentru continutul incarcat in numele unui client, scopul si instructiunile de utilizare sunt stabilite de client; solicitarile privind persoanele din acel continut se solutioneaza impreuna cu acesta, potrivit rolurilor si obligatiilor aplicabile.

Relatia de prelucrare in numele clientului se documenteaza contractual. Modelul clauzelor de prelucrare este distinct de aceasta informare publica si produce efecte numai dupa completare si acceptare documentata de catre partile autorizate.

2. Ce date sunt prelucrate

• Cont si acces: nume, email, rol, parola stocata sub forma de hash, informatii de sesiune si cereri de resetare a parolei.
• Continut de lucru: datele clientilor si campaniilor, texte, fotografii, videoclipuri, fisiere auxiliare, comentarii interne si aprobari introduse de utilizatori.
• Operare si siguranta: date tehnice ale cererilor, erori, uploaduri, joburi si actiuni administrative. Serverul de hosting poate inregistra adrese IP si informatii despre browser.
• Conectari autorizate: identificatori si denumiri ale paginilor/conturilor, drepturi tehnice, tokenuri de acces si istoricul comenzilor de publicare, cand o integrare este activata.

Continutul poate include date despre alte persoane. Materialele se incarca numai in baza unor drepturi si instructiuni corespunzatoare, inclusiv pentru imagini cu minori sau continut sensibil.

3. Scopuri si temeiuri

Datele sunt folosite pentru furnizarea serviciului, organizarea si previzualizarea materialelor, administrarea accesului, suport si prevenirea utilizarii abuzive. Executarea unui contract se aplica atunci cand persoana este parte in acel contract; administrarea accesului echipelor si securitatea serviciului pot avea ca temei interesul legitim. Obligatiile legale si consimtamantul se aplica acolo unde natura operatiunii le impune.

Autorizarea tehnica a unei integrari nu inlocuieste temeiul necesar pentru folosirea datelor persoanelor dintr-o postare. Generarea asistata de AI nu aproba si nu publica automat continutul.

4. Facebook si Instagram

Integrarea Meta este in pregatire. Dupa activare si autorizare, este destinata paginilor Facebook si conturilor Instagram Professional asociate, nu publicarii pe profiluri personale.

Configuratia solicita listarea paginilor administrate, citirea datelor necesare si publicarea continutului. Permisiunea Facebook pentru postari include tehnic si editarea/stergerea acestora. Nu sunt solicitate prin aceasta configuratie mesaje private, reclame sau moderarea comentariilor.

Conectarea si comenzile de publicare din SOCIAL HAT sunt rezervate rolurilor owner/admin. Tokenurile Meta sunt stocate criptat de modulul de conectare; parola Facebook/Instagram nu este ceruta si nu este stocata de SOCIAL HAT. Pentru publicare, Meta primeste textul si acces temporar la materialul original selectat.

Revocarea autorizarii si stergerea datelor sunt operatiuni diferite. Procedura este descrisa in instructiunile de stergere.

5. Cine poate primi datele

Datele sunt accesibile echipei autorizate, in limitele rolurilor si activitatilor sale, si furnizorilor necesari serviciului: hosting, email si stocare Cloud. Linkurile de partajare pot permite vizualizarea sau descarcarea continutului ales de administratorul lor.

Gazduire: WEB HAT SOLUTIONS S.R.L. furnizeaza direct serviciul de hosting pentru SOCIAL HAT, folosind infrastructura contractata in regim reseller. Pentru datele prelucrate in numele clientilor, responsabilitatile si instructiunile se stabilesc prin clauzele contractuale aplicabile. Furnizorii tehnici din amonte nu sunt prezentati drept furnizori contractuali directi ai clientilor SOCIAL HAT.

Cloud: materialele sunt stocate in Google Drive, printr-un cont cu abonament Google One. Se aplica conditiile Google One si politica Google. Acest abonament nu este prezentat ca Google Workspace Business. Google precizeaza ca versiunile consumer Gmail/Drive nu beneficiaza de un acord de prelucrare a datelor in rol de imputernicit: conditiile privind prelucrarea datelor.

AI: cand se folosesc functiile configurate, briefurile, textele si materialele selectate pot fi trimise catre OpenAI API. Politica publica a furnizorului prevede neutilizarea implicita pentru antrenare, cu exceptia optiunii explicite de partajare. Jurnalele de prevenire a abuzului au in mod standard pana la 30 de zile, cu exceptiile legale/de siguranta; Responses API poate pastra separat starea raspunsurilor cel putin 30 de zile in configuratia implicita. Nu este confirmat un regim Zero Data Retention pentru aceasta platforma. Vezi conditiile de pastrare OpenAI API.

Meta: la conectare/publicare, datele necesare operatiunii sunt transmise catre Meta. Gestionarea copiilor publicate in reteaua sociala este distincta de datele din SOCIAL HAT. Solicitarea unei autoritati se solutioneaza numai in conditiile legii.

Google, OpenAI si Meta pot prelucra date si in afara Spatiului Economic European. Platforma nu promite stocare sau procesare exclusiv in UE; conditiile si mecanismele fiecarui furnizor se aplica serviciului utilizat. Detaliile operatiunii si ale garantiilor aplicabile pot fi solicitate la adresa de contact.

6. Pastrarea datelor

Conturile si materialele de lucru sunt pastrate pe durata utilizarii serviciului si a instructiunilor clientului, pana la inchidere sau o cerere aplicabila de stergere. Tokenurile de conectare sunt necesare cat timp conexiunea este activa; deconectarea elimina inregistrarea conexiunii din platforma.

Jurnalele aplicatiei: jurnalele de upload si sincronizare se curata automat dupa 90 de zile de la inchiderea zilei jurnalului, iar auditul Meta dupa 12 luni de la inchiderea lunii jurnalului. Curatarea se verifica prin cronul existent; fisierele in curs de scriere sunt amanate, iar o scriere ulterioara prelungeste pastrarea pentru a nu elimina inregistrari recente. Aceste reguli nu sterg postari, conturi sau materiale Cloud si nu se aplica automat jurnalelor infrastructurii furnizorului.

Copiile de siguranta au un scop distinct de continuitate. Stergerea din datele active nu trebuie confundata cu eliminarea imediata din toate copiile de siguranta. Daca se restaureaza o copie, solicitarile de stergere trebuie reaplicate asupra datelor restaurate.

Cloud si cosul de gunoi: mutarea unui fisier in cos nu inseamna stergere definitiva. Google Drive elimina in mod normal fisierele din cos dupa 30 de zile; solicitarile care necesita eliminare definitiva sunt tratate distinct. Conditiile Google Drive pentru stergere.

Google descrie un proces de eliminare din sisteme care dureaza de obicei aproximativ doua luni, iar copiile sale criptate de siguranta pot pastra date pana la sase luni, cu exceptiile mentionate de furnizor. Aceste termene sunt ale furnizorului, nu o promisiune ca SOCIAL HAT poate sterge instantaneu toate copiile. Politica de pastrare Google.

Backup hosting: ROMARG S.R.L., furnizorul infrastructurii utilizate in regim reseller, descrie in oferta sa publica 7 puncte de restaurare zilnice, 4 saptamanale si 3 lunare. Configuratia si conditiile exacte pentru contul acestei platforme sunt in curs de validare; numarul punctelor de restaurare nu reprezinta o garantie de stergere la o anumita data. Eliminarea din copiile infrastructurii se verifica separat de curatarea jurnalelor aplicatiei.

7. Sesiuni si resurse externe

Platforma foloseste cookie-uri pentru sesiune si autentificare. Optiunea de pastrare a autentificarii poate seta cookie-ul de sesiune pentru pana la 30 de zile; fara aceasta optiune, cookie-ul este de sesiune. Stergerea lui din browser poate necesita o noua autentificare.

Pagina principala poate incarca fonturi de la Google Fonts, ceea ce produce o conexiune directa a browserului cu furnizorul. Aceste pagini informative folosesc fonturi locale si nu incarca scripturi de analytics sau publicitate.

8. Drepturi si solicitari

In conditiile GDPR, poti solicita acces, rectificare, stergere, restrictionare, portabilitate sau te poti opune prelucrarii. Cand temeiul este consimtamantul, acesta poate fi retras fara a afecta legalitatea utilizarii anterioare.

Scrie la office@webhat.ro. Solicitarea poate necesita o verificare proportionala a identitatii si a dreptului asupra contului sau materialului. Nu trimite parole, coduri de autentificare ori tokenuri.

Raspunsul este oferit fara intarzieri nejustificate, de regula in cel mult o luna; eventualele prelungiri permise de lege se comunica impreuna cu motivul lor. Poti depune o plangere la ANSPDCP si te poti adresa instantei competente.

Informatii generale: drepturile persoanelor, Comisia Europeana.